Privacybeleid

De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming verplicht de vereniging om gegevens te beschermen van leden, vrijwilligers en alle andere personen waarvan ze persoonsgegevens verwerkt. Het beleid van de vereniging is erop gericht de privacy van leden te borgen. Met behulp van informatie op internet heeft de vereniging kennis over de materie betreffende de AVG vergaard. We hebben de inspanningen verricht zoals die voortvloeien uit de AVG. We verklaren naar eer en geweten aan de wet te willen voldoen.
PRIVACY VERKLARING Volkstuin vereniging de Kooistee verder te noemen VTV de Kooistee

Persoonsgegevens
We ontvangen persoonsgegevens bij de aanmelding van leden. Dit zijn gegevens die direct of indirect iets over een lid zeggen.
Alles wat met de persoonsgegevens kan worden gedaan, noemen we verwerken. Bijvoorbeeld het verzamelen, het opslaan, gebruiken, doorgeven en verwijderen van gegevens. Enkel de gegevens die bij aanmelding als lid van de VTV zijn ontvangen kunnen we verwerken. We gebruiken deze gegevens:
• om de overeenkomst tot lid van de vereniging op te stellen.
• om contact met een lid op te nemen.
• om contributie te innen.
• E-mails en/of brieven te versturen
• uitnodigingen voor bijeenkomsten

We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens zoals gegevens over gezondheid, Burger Service Nummer, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Zijn bij aanmelding of daarna bijzondere persoonsgegevens gemeld, dan zullen we daar uiterst zorgvuldig mee omgaan.

Beveiliging
Binnen VTV hebben alleen personen toegang tot persoonsgegevens die deze gelet op hun functie nodig hebben. Al deze personen hebben een geheimhoudingsplicht en hebben hier ook voor getekend.
We gebruiken gegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven genoemd. Willen we gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor we ze gekregen hebben, dan vragen we altijd om toestemming. Die toestemming kan ook altijd weer worden ingetrokken. Men kan hiervoor contact opnemen met de secretaris.
Plaatsen van foto’s op de site of elders kan als we de toestemming hebben van allen die herkenbaar op de foto staan. Dit geldt niet als foto’s gemaakt zijn in de openbare ruimte.

Beveiligingsmaatregelen
• Computers en software van de bestuursleden zijn beveiligd.
• Bestuursleden hebben geheimhoudingsplicht over persoonsgegevens.
• De persoonsgegevens zijn opgeslagen bij de bestuursleden.

Rechten
Met deze Privacy Verklaring informeren we leden over hun rechten, zoals:
• Recht op informatie.
• Recht op inzage en rectificatie. Een lid heeft recht op inzage in de gegevens die we hebben verwerkt. Zijn
persoonsgegevens onjuist of onvolledig verwerkt, dan kunnen de gegevens worden gewijzigd of aangevuld
(rectificatie).
• Recht op wissen van gegevens als u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw gegevens.
• Recht op beperking als u wilt dat we minder gegevens van u verwerken.
• Heeft iemand een vraag of een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens door VTV dan kan men
zich wenden tot de secretaris of de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Als we deze Privacy Verklaring wijzigen, houden we de leden daarvan op de hoogte.
• We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Ons beleid is dat we gegevens na beëindiging van het lidmaatschap na vijf jaar alleen nog in het archief aanwezig zijn.

Ledenadministratie
In onze administratie zijn de volgende gegevens vastgelegd:
• Overeenkomst: Het eventuele aanmeldingsformulier op papier of afdruk van aanmelding via de website.
• Persoonsgegevens: aanspreektitel, achternaam, voorletters, voornaam, adres, postcode, woonplaats,
telefoon, e-mailadres.
• Toegang tot gegevens: Bestuursleden 

We gebruiken de ledenadministratie voor Contributieheffing, informatieverstrekking, en uitnodigingen voor bijeenkomsten.• Persoonsgegevens Bestuursleden

• Aanmeldingsformulier
• Nieuws
• Foto’s

De vereniging verklaart:
• Dat wij onze privacyverklaring op de website vermelden.
• Dat we nooit persoonsgegevens doorgeven aan derden, extern bedrijf of instelling.
• Dat het de rechten van leden respecteert.
• Dat een lid dat niet tevreden is over de wijze waarop met gegevens omgaat, een klacht kan indienen bij het
bestuur. Wordt de klacht niet naar tevredenheid afgehandeld dan kan het lid een klacht indienen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens.
• Dat we nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die buiten de EU zijn gevestigd.